Communication par courriel avec les clients: ce qu’il faut savoir

Dans un monde où les nouvelles technologies sont omniprésentes dans notre quotidien, les entreprises n’ont d’autre choix que de s’adapter à cette tendance pour communiquer et rejoindre leurs clients. L’industrie de la mécanique n’échappe pas à cette tendance et privilégie de plus en plus le courriel, le texto ou encore l’infolettre comme mode de communication.

Ces moyens électroniques pour créer des liens commerciaux et promouvoir une entreprise sont efficaces, mais doivent être utilisés en respectant certaines règles essentielles contenues dans la Loi canadienne anti-pourriel.

Se conformer à la Loi anti-pourriel

Les ateliers de mécanique ou les commerces de pièces qui utilisent le courriel, le texto ou l’infolettre pour communiquer avec leurs clients ont fortement intérêt à s’équiper d’un programme de conformité pour réduire les risques de ne pas répondre aux exigences de la Loi anti-pourriel, qui s’applique aussi bien pour le contenu promotionnel que pour les messages envoyés par les employés aux clients.

Ce programme permet, par exemple, lorsqu’un conseiller aux opérations envoie un message via une boîte électronique, d’afficher une option permettant au destinataire de ne plus être contacté via son adresse courriel s’il le souhaite. Si un client demande à ne plus être contacté, il est obligatoire de le retrier des autres modes de communication numérique, sauf si un formulaire lui permettant de spécifier ses choix est affiché.

Archiver les messages commerciaux

Toutes les entreprises qui utilisent les technologies numériques pour communiquer avec leurs clients peuvent à un moment ou un autre être assujetties à un contrôle du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), si ce dernier à des raisons de penser que la Loi n’a pas été appliquée.

Si vous aspirez à devenir conseiller aux services automobiles, les courriels que vous aurez à envoyer devront être archivés pour permettre au CRTC de vérifier les messages commerciaux en cas de contrôle. Les ateliers de mécanique ou les commerces qui ne peuvent pas prouver qu’ils respectent la Loi risquent une amende. Une telle situation peut porter atteinte à la réputation de l’entreprise.

Période de validité une fois le consentement donné

Une fois qu’un client donne son consentement pour recevoir du contenu promotionnel ou pour être contacté via texto ou courriel, il est possible de communiquer avec lui pendant une période de 24 mois. Pour les personnes ayant uniquement fait une demande d’informations, cette durée n’est que de 6 mois. Si un client revient après un long moment, l’atelier a de nouveau la possibilité de communiquer avec lui. À noter que les consentements doivent être documentés pour être valides.

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